Indhentning af legitimation fra bestyrelser

Nyheder leveret i samarbejde med Ejendomsforeningen Danmark.

Hvorfor skal vi indhente dokumentation på bestyrelsesmedlemmer i foreningerne?

I 2006 blev hvidvaskloven indført i Danmark, hvilket medførte krav om, at administrationsselskaber skulle sørge for at kende sin kunde i et sådant omfang, at det er nødvendigt at indhente udførlig legitimation for at leve op til kravene i hvidvaskloven.

Frem til 2012 var det uklart om ejendomsadministrationsbranchen var omfattet af hvidvaskloven. Men i 2012 fik det føreste ejendomsadministrationsselskab påbud om at sørge for at overholde reglerne om hvidvask, hvorfor der ikke længere er tvivl om, hvorvidt ejendomsadministrationer er omfattet af reglerne. Det er de!

Overtrædelse af hvidvasklovens bestemmelser straffes med bøde eller fængsel. Til eksempel kan oplyses, at Nordea bank i 2015 har fået en bøde på 50 mio. svenske kroner for ikke at overholde reglerne om hvidvask. Det er således ikke nødvendigvis småpenge det koster, hvis man ikke overholder hvidvaskloven.

Erhvervsstyrelsen, der er vores tilsynsmyndighed, har I deres vejledning om hvidvask udtrykkeligt angivet, at hvidvaskloven tillige gælder for ejer- og andelsboligforeninger. Dette indebærer, at administrator er forpligtet til at indhente kundeinformation i form af kundeidentifikation af selve foreningen, kundeidentifikation af samtlige bestyrelsesmedlemmer samt kundeidentifikation såfremt en ejer har råderet over mere end 25% af fordelingstallet i foreningen.

Administrator behandler legitimationsoplysningerne fortroligt, men er forpligtet til at vise legitimationen til Erhvervsstyrelsen, såfremt de kommer på tilsyn. Derudover kan administrator være nødsaget til at fremsende legitimationsoplysningerne til foreningens bank, idet banken også er forpligtet til at overholde hvidvaskloven, og dermed opdatere sine informationer, når der vælges nye bestyrelsesmedlemmer.

Hvis administrator ikke må få udleveret legitimationsoplysningerne fra foreningen og samtlige bestyrelsesmedlemmer, må administrator ikke bevare kundeforholdet, jf. hvidvaskloven § 13, stk. 2.

Ejendomsforeningen Danmark beklager derfor meget, at administrator er nødsaget til at indhente legitimationsoplysninger, der kan synes at være temmelig omfattende i forhold til foreningens størrelse og bestyrelsesmedlemmernes dispositionsmuligheder, men de er pålagt at gøre det i henhold til hvidvaskloven. Administrator kan derfor ikke udelade det, da administrator i så fald risikerer at blive mødt med bødestraf e.l., hvis Erhvervsstyrelsen kommer på tilsyn.

29.02.2016 Ejendomsforeningen Danmark